印刷・パッケージ製造業｜AI活用例：受注仕様の転記と確認を効率化する

受注仕様の転記と確認を効率化する

受注情報がメール本文、添付PDF、過去の指示書に分かれると、転記と確認に時間がかかります。この活用例では、情報の出所と確定状況を残しながら仕様を整理し、営業から製造へ正しく引き継ぐ仕組みを紹介します。

活用モデルの概要

現場で想定される課題

• 数量、用紙、仕上がり寸法、加工方法、納期が複数のメールや資料に分かれている。
• 前回の仕様書を流用した際に、数量や加工内容の変更が反映されないことがある。
• 未確定の仕様と確定した仕様の区別が曖昧なまま、製造への手配が進む。

活用する情報・準備するもの

• 注文メール・見積依頼・添付PDF
• 既存の製造指示書と受注台帳の書式
• 用紙・寸法・数量・加工・納期などの必須項目
• 仕様変更の履歴と、営業・製造の確認ルール

導入モデル｜業務へ組み込む流れ

1．受注情報の整理先を決める

案件番号を軸に資料をまとめ、どの項目を指示書へ記載するかを決めます。用紙名や加工名の社内表記もそろえます。

2．必要な仕様を抽出する

AI-OCRなどを使ってメールやPDFから項目を読み取ります。読み取り結果には参照した資料を残し、不鮮明な文字や記載のない項目は確認待ちにします。

3．前回仕様と変更点を比較する

前回の確定仕様と今回の依頼を比べ、数量・寸法・加工・納期などの違いを整理します。メールの後着順だけで仕様を確定せず、承認された最新版を確認します。

4．製造指示書を確認して手配する

確定した項目から指示書の下書きを作り、営業・製造担当が確認して手配します。入稿データや色の確認は、既存の専門的なチェックを継続します。

現場で使い続けるための運用

受注担当者が未確定項目を確認し、製造へ渡してよい条件を明確にします。変更連絡を受けたら、台帳・指示書・担当者への連絡が一緒に更新される運用を整えます。読み取り間違いが多い項目は書式から見直します。

アスタでは、対象業務の整理から、入力・確認の手順づくり、担当者への説明、試行後の見直しまでを一緒に進める支援を想定しています。利用するデータと現場の体制を確認し、一つの業務から検討します。

導入後に確認する指標

以下は、効果を確かめる際の確認項目です。削減率や売上増などの達成値ではありません。導入前後で対象業務と計測条件をそろえ、作成だけでなく確認・修正にかかる時間も含めて比較します。

• 受注情報の転記と製造指示書の作成時間
• 手配前に確認できた仕様の不足・食い違いの件数
• 仕様変更の伝達漏れや指示書の再発行件数

この業種で広げられるAI活用

• 見積依頼の不足項目を確認する返信文の下書き
• 工程別の手配状況をまとめた営業向け進捗一覧
• 問い合わせ履歴を活用した、受注担当者向けQ&A

よくある質問

印刷データの校正もAIに任せますか？

このモデルでは受注仕様の整理と引き継ぎを対象にします。入稿データの合否、色、仕上がりの確認は担当者の専門的な判断を通します。

基幹システムの入れ替えは必要ですか？

既存の受注台帳や指示書を使う前提で検討できます。最初は下書きの作成までに絞り、確認精度と運用を確かめてから連携範囲を決めます。

自社の業務に合う進め方を相談する

「受注仕様の転記と確認を効率化する」というテーマが自社に合うか、現場の業務と資料を確認するところからご相談いただけます。製造業AI活用支援では、導入方法の検討から、現場で使える手順と運用の整備まで支援します。継続的な推進体制はAI推進部代行もご覧ください。

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掲載画像は業種のイメージで、特定の支援先や実際の導入現場を写したものではありません。Photo: Bank Phrom / Unsplash